maandag, 13 oktober 2008

Office Live Workspace: makkelijker samenwerken

Stel, voor een huiswerk of studieproject wil je met meerdere klasgenoten of medestudenten samenwerken. Om tijd te winnen en om praktischer te werk te kunnen gaan zou je graag je bestanden en documenten centraal opslaan en delen met de rest van de groep.
 
Wel, dan hebben we goed nieuws. Want in feite heb je maar één ding nodig: Microsoft Office Live Workspace. Dat is een gratis verlengstuk voor Office. Eigenlijk gaat het om een nieuwe, virtuele omgeving waar je Office documenten gratis kunt bewaren, raadplegen en delen met anderen. Zo kan je dan met méér dan één aan hetzelfde project werken. Deze online uitbreiding voor Office is gratis en heel makkelijk te installeren.
Aan de slag
Het idee om bestanden online op te slaan is niet nieuw. Er zijn al heel wat diensten, zoals Windows Live SkyDrive, waarmee je bestanden online kunt opslaan en ze kunt delen met anderen. Maar Office Live Workspace is veel meer dan zomaar een online opslagplaats voor je documenten. Het sloopt de muur tussen Microsoft Office en het internet, waardoor je met online opgeslagen documenten kunt werken alsof ze gewoon op je pc staan.
 
Zoals bij de rest van de Windows Live-suite,  heb je voor Office Live Workspace een pc met internetverbinding en een Windows Live ID nodig. Om te beginnen surf je naar http://workspace.office.live.com en schrijf je je in, of log je in met je bestaand Live ID. Eenmaal binnen, download je de Office Live Workspace Connector – een plug-in die de communicatie mogelijk maakt tussen Microsoft Office op je computer en je Office Live Workspace.
 
Eigen workspace eerst
De Connector-software voegt een nieuwe Save to Office Live- en Open from Office Liveknop toe aan het Office-menu. Daarmee kun je rechtstreeks Office Live Workspacebestanden openen en opslaan vanuit Microsoft Office. Een extra handeling om je documenten online of juist op je pc te krijgen is dus niet meer vereist. Office Live Workspace biedt plaats aan meer dan duizend documenten (500MB).

Met behulp van de knop New kan je zelf nieuwe Word-, Excel- of PowerPoint-documenten, maar ook een notitie of een lijst maken. Speciale ingebouwde lijsten zijn de Task List (takenlijst), Contact List (contactpersonenlijst) en Event List (activiteitenlijst). Office documenten worden via een koppeling aangemaakt in het Office programma op uw pc. Notities en lijsten maakt u volledig online. Daarbij kunt u zelf kolommen (zoals Voornaam en Achternaam) en rijen (zoals de namen van personen) toevoegen.
 
Informatie delen
Office Live Workspace bied je bovendien ook de mogelijkheid om zelf een nieuwe workspace of werkruimte aan te maken om activiteiten indelen in projecten. Een Activity-venster houdt u voortdurend op de hoogte van alle activiteiten binnen een Workspace, en als u wilt ontvangt u bij elke belangrijke wijziging ook nog een herinnering per e-mail.
 
Hét voordeel van Office Live Workspace zijn dus de vele functies om informatie te delen. U kunt bijvoorbeeld heel eenvoudig aangeven wie documenten mag veranderen en wie ze alleen mag bekijken.
 
In combinatie met de gratis SharedView-software is het zelfs mogelijk om uw complete beeldscherm te delen met anderen. Via het 'activity panel' kan je alle activiteiten binnen een werkgroep bekijken. Het is ook een optie om veranderingen in werkgroepen of documenten per e-mail aan te kondigen. Verder kunnen werknemers hun werkgroep of document voortaan via een directe url benaderen, kunnen meerdere bestanden tegelijkertijd met een drag-and-drop-interface worden geüpload en is de gebruikersinterface versimpeld. Je kan ook permissies toekennen op documenten zodat je kan bepalen wie wat mag zien, bewerken of er commentaar op kan geven. Je kan ook notities maken in de workspace, een centrale contactenlijst onderhouden, een centrale agenda publiceren enz. Handig zijn ook de kant-en-klare Workspaces voor verschillende doeleinden. Zo zijn er Workspaces voor vergaderingen en evenementen, maar ook voor vakanties en het huishouden.