Office Live Workspace: wie, wat, waar en hoe?

Om toegang te krijgen tot Office Live Workspace heb je een pc met internetverbinding en een Windows Live ID nodig. In de huidige bètafase is de dienst van Microsoft uitsluitend in het Engels beschikbaar. De definitieve Nederlandse versie staat gepland voor eind dit jaar. Office Live Workspace biedt plaats aan meer dan duizend documenten (500MB). Via een speciale plug-in is het bovendien mogelijk om die documenten rechtstreeks te openen en te bewaren vanuit Word, Excel en PowerPoint.

 

Met behulp van de knop New kan je zelf nieuwe Word-, Excel- of PowerPoint-documenten, maar ook een notitie of een lijst maken. Speciale ingebouwde lijsten zijn de Task List (takenlijst), Contact List (contactpersonenlijst) en Event List (activiteitenlijst). Office documenten worden via een koppeling aangemaakt in het Office programma op uw pc. Notities en lijsten maakt u volledig online. Daarbij kunt u zelf kolommen (zoals Voornaam en Achternaam) en rijen (zoals de namen van personen) toevoegen.

 

Office Live Workspace bied je bovendien ook de mogelijkheid om zelf een nieuwe workspace of werkruimte aan te maken om activiteiten indelen in projecten. Een Activity-venster houdt u voortdurend op de hoogte van alle activiteiten binnen een Workspace, en als u wilt ontvangt u bij elke belangrijke wijziging ook nog een herinnering per e-mail.

 

Hét voordeel van Office Live Workspace zijn dus de vele functies om informatie te delen. U kunt bijvoorbeeld heel eenvoudig aangeven wie documenten mag veranderen en wie ze alleen mag bekijken.

 

In combinatie met de gratis SharedView-software is het zelfs mogelijk om uw complete beeldscherm te delen met anderen. Via het 'activity panel' kan je alle activiteiten binnen een werkgroep bekijken. Het is ook een optie om veranderingen in werkgroepen of documenten per e-mail aan te kondigen. Verder kunnen werknemers hun werkgroep of document voortaan via een directe url benaderen, kunnen meerdere bestanden tegelijkertijd met een drag-and-drop-interface worden geüpload en is de gebruikersinterface versimpeld. Je kan ook permissies toekennen op documenten zodat je kan bepalen wie wat mag zien, bewerken of er commentaar op kan geven. Je kan ook notities maken in de workspace, een centrale contactenlijst onderhouden, een centrale agenda publiceren enz. Handig zijn ook de kant-en-klare Workspaces voor verschillende doeleinden. Zo zijn er Workspaces voor vergaderingen en evenementen, maar ook voor vakanties en het huishouden.